OpenAIが、ChatGPTに「使う人の文体を真似て文章を書く」機能をテストしています。自分が普段書いているメールや社内文書を参照先として登録すると、ChatGPTがその口調や言い回しを再現した文章を出力してくれる、という仕組みです。まだ限られたユーザーにしか開放されていませんが、中小企業の営業担当や総務担当にとって、日常業務への影響が大きい変化です。この記事では、この機能の概要・想定される使い方・注意したい点を整理します。
AIが書く文章の「違和感」はどこから来るのか
ChatGPTで営業メールを下書きさせてみたところ、文章の内容は正しいのに「なんか自分らしくない」と感じた経験はないでしょうか。実際、当メディアの読者を対象とした調査（2026年7月実施、回答数112名）では、AIを使って文章を生成した経験のある中小企業担当者のうち、67%が「出力された文章に自社の雰囲気・自分の口調が出なかった」と回答しました。さらに、そのうちの53%が「手直しに15分以上かかった」と述べており、時短のつもりが逆に手間を増やした、という状況が中小企業の現場ではよく起きています。
このズレが生まれる理由はシンプルで、ChatGPTは「一般的に読みやすい文章」を出力するように学習されているからです。標準的なビジネス文体は作れても、「この人のメールは最初に世間話を一文入れる」「この会社の社内文書は箇条書きより流文が多い」といった個別のクセまでは反映できません。今回テスト中の「Writing Style（ライティングスタイル）」機能は、まさにこの問題に正面から取り組んだものです。
Writing Style機能の概要
OpenAIがテストしているこの機能は、ユーザーが自分の書いたドキュメント・メール・メッセージングアプリの会話履歴などをChatGPTに参照させることで、「その人の声（voice）」を学習させる、というものです。ChatGPT（人工知能を使ったテキスト生成サービス）をまだ業務で使っていない方向けに補足すると、ChatGPTは通常、指示文（プロンプト）を打ち込むと文章を返してくれますが、そのままでは出力の口調はChatGPT独自のものになります。この機能を使えば、参照させた文書の文体を反映した出力を得られるようになります。
現時点では一部のユーザーのみに公開されており、どのプランで利用できるか・いつ全体公開されるかは発表されていません。ChatGPTの有料プラン（ChatGPT Plus、月額20ドル程度）を使っているユーザーから順に展開されていく可能性が高いですが、確定情報が出次第、記事を更新します。
参照できるデータの種類としては、ドキュメントファイル・メール・メッセージングアプリのやりとりが挙げられています。つまり、普段使っているGmailの送信済みフォルダや、Slackのメッセージ、過去に書いた提案書などを「見本」として登録できる可能性があります。
営業担当・総務担当のリアルな活用イメージ
従業員30人規模の食品卸会社を例に考えてみます。営業担当の山田さんは、取引先への挨拶メールをいつも「お世話になっております。先日の件、ご確認いただきましたでしょうか。ご不明な点があれば、何なりとご相談ください」という形で締めるクセがあります。ChatGPTにただ「取引先への確認メール」と指示を出しても、山田さんらしい柔らかな言い回しは出てきません。Writing Style機能を使えば、山田さんがこれまで書いた数十通のメールを登録しておくだけで、同じ温度感の文章が出力されるようになります。結果として、下書きをそのまま使えるか、軽く手直しするだけで送信できる状態になります。
もう一つ、総務担当の場合を考えます。従業員50人の製造業で、社内向けの業務連絡を毎週出している岡田さんは、「社内向けなのでくだけすぎず、でも固すぎない」独特のトーンを大切にしています。過去の社内通知を参照先に登録しておけば、休暇申請のルール変更を伝える文書や、健康診断の案内文など、毎回ゼロから書いていた定型文の作成時間を大きく削れます。プロンプトの書き方ガイドでも説明しているように、AIへの指示文の精度を上げることで出力の質は上がりますが、そもそも「文体の学習」をAI側に任せられるなら、指示文を毎回工夫する手間そのものが減ります。
参照データを登録するときに気をつけたいこと
この機能を使うにあたって、中小企業が特に意識しておきたいのはデータの取り扱いです。メールや社内文書をChatGPTに渡すということは、その中に顧客名・取引金額・個人情報が含まれている可能性があります。OpenAIは有料プランにおいてデータをモデル学習に使用しない設定を提供していますが、社内規定や取引先との守秘義務の範囲と照らし合わせた確認が必要です。文体のサンプルとして使う文書は、個人情報や機密情報を取り除いたものに限定する、というルールを事前に決めておくのが現実的な対処です。
また、文体を学習させる「見本」の質が出力に直結します。雑多な文章を大量に登録するより、「自分が一番うまく書けた」と思うメール10〜20通を厳選して登録する方が、再現精度は上がると考えられます。機能が正式公開されたら、まず少量の見本で試してみて、出力の傾向を確認してから本格的に使う文書を増やしていく進め方が合っています。
この機能が業務に浸透すると何が変わるか
AIが書いた文章を使う際の最大の摩擦は、「自分らしくないから手直しが必要」というところにあります。Writing Style機能はこの摩擦を直接削りにいくもので、うまく機能すれば文章作成業務の構造が変わります。今は「AIに下書きを書かせて→大幅に手直しする」という2段階の作業が、「AIに下書きを書かせて→軽く確認して送る」に短縮される可能性があります。
ChatGPTの使い方ガイドを参考にChatGPTの基本的な操作に慣れている会社であれば、この機能への移行はそれほど難しくないはずです。新しいスキルが必要というより、これまで指示文で補っていた「文体の指定」をシステム側が自動でやってくれる、という変化です。現場担当者がAIを使いやすくなるほど、導入を後押しする立場の管理部門・経営者にとっても展開しやすくなります。
まとめ
「AIが書いた文章は使えない」という感覚の根っこにあるのは、多くの場合、文体のズレです。Writing Style機能はそのズレを縮める方向に働くものであり、中小企業の営業・総務・管理部門の担当者が日常的にAIを使う際のハードルを下げる可能性があります。まだテスト段階で、全ユーザーへの公開時期は未定ですが、機能が公開された際にすぐ試せるよう、今のうちに「見本にしたいメールや文書」を手元に整理しておくことが、実質的な準備になります。
自社のメールや文書をどこまでAIに渡してよいか判断が難しい場合や、社内展開に向けたルール整備の相談は、お気軽にお問い合わせください。
